De Wet bescherming persoonsgegevens WBP en de Wet meldplicht datalekken bewaken privacy van medewerkers zijn reeds in 2001 en 2016 respectievelijk aangenomen. U had daar eerder weinig last van. Maar sinds kort kan dit invloed hebben op uw administratie. Vaak denkt u het juiste te doen door kopieën te maken voor uw administratie – van zowel uw medewerkers, medewerkers van onderaannemers of ZZP’ers. Deze wetten brengen daar verandering in, zonder dat u het doorheeft.

Wat betekent dit voor u als ondernemer?

Huurt u een onderaannemer in, dan:

• Mag u geen kopie van het ID-bewijs van de werknemers van een onderaannemer vragen of maken;
• Mag u niet van de onderaannemer vragen of hij de BSN op de mandagenstaten vermeld;
• Mag u wél de identiteit controleren van de werknemers van de onderaannemer die bij u op de bouwplaats werken;
• Mag u wél de persoonsgegevens van de werknemers van de onderaannemer overschrijven.

Bent u onderaannemer, dan:

• Mag u geen kopie van het ID-bewijs of andere persoonsgegevens van uw eigen werknemers verstrekken aan uw opdrachtgever;
• Mag u geen BSN noteren op de mandagenstaten;
• Mag u wel tegen uw werknemers zeggen dat zij zich moeten kunnen identificeren op de bouwplaats waar zij werken en dat de opdrachtgever gegevens mag overnemen van hun ID-bewijzen.

Let vanaf nu extra op! Het blijft een ingewikkelde zaak, certificering en wetgeving, zeker met de steeds veranderende regels. Gelukkig staan wij voor u klaar om u hierin advies te geven. Wij lichten graag de wetten hieronder kort toe.

Wat zegt de wetgeving exact?

De WPB verbiedt het kopiëren van ID-bewijzen van werknemers van onderaannemers, maar tot 2016 stonden hier geen sancties op. De Wet Ketenaansprakelijkheid vereist dat er gegevens genoteerd worden van werknemers van onderaannemers op sanctie van een boete. Om dit te vergemakkelijken werden vaak kopieën gemaakt van hun ID bewijzen.

Boetes

Per 1 januari is dit boetebeleid veranderd. De boete op het onterecht vragen naar of het verstrekken van een kopie van een ID-bewijs kan oplopen tot € 810.000,- of 10% van de jaaromzet. Let er dus goed op en informeer u goed voordat u een kopie maakt van een ID-bewijs!

Hoofdregel

Uitgangspunt van de Wet bescherming persoonsgegevens is het beperken van het gebruik of het verzamelen en dergelijke van persoonsgegevens. Meestal is het genoeg als mensen hun identiteitsbewijs, zoals hun paspoort of identiteitskaart, laten zien. Dit wordt ook wel ‘legitimeren’ of ‘identificeren’ genoemd.

• Gegevens van het ID-bewijs overnemen (niet kopiëren of scannen) is in bepaalde gevallen toegestaan. Denk hierbij denken aan toegangscontroles en/of bezoekregistratie. Hierbij is toegestaan om een beperkt aantal gegevens vast te leggen, zoals de naam van de persoon die het terrein/gebouw wil betreden.
• Overschrijven mag: de aannemer of inlener die iemand inleent, moet bij de Belastingdienst de identiteit van de werknemer kunnen aantonen. Daartoe moet de inlener het originele identiteitsbewijs controleren (zonder te kopiëren of scannen). Vervolgens moet hij hiervan een aantal persoonsgegevens overschrijven, waaronder het BSN, NAW-gegevens en geboortedatum. Let op: de uitlener mag het BSN van zijn werknemer niet verstrekken aan de aannemer of inlener.
• Boete bij illegale kopieën in uw administratie: u kunt per illegale kopie een boete van maximaal € 810.000,- krijgen.

Uitzonderingen

De hoofdregel heeft een uitzondering inleenkrachten buiten de EER-zone: als een ingeleende werknemer niet de nationaliteit bezit van één van de landen van de Europese Economische Regio (EER) is de inlener op grond van de Wet arbeid vreemdelingen verplicht een kopie van het identiteitsbewijs op te nemen in de administratie.

ZZP’ers

Tot 1 mei 2016 moest een kopie of scan van het identiteitsbewijs gemaakt worden van de ingehuurde ZZP’er als hij een Verklaring arbeidsrelatie winst uit onderneming (VAR-wuo) gebruikte. Door de invoering van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) en het vervallen van de VAR per 1 mei 2016 is dat nu ook verleden tijd. Er mag geen kopie of scan van het identiteitsbewijs van de ZZP’er in uw administratie worden opnemen. Ook mogen opdrachtgevers niet in een overeenkomst als voorwaarde stellen dat een kopie/scan verplicht is.

Overigens moet u wel de identiteit van de ZZP’ers op uw bouwplaats controleren (verificatieplicht). U mag daarbij echter geen identiteitsgegevens (BSN) overnemen.