Een goed managementsysteem kan niet zonder Management of Change-procedure. Beoordeel veranderingen op alle facetten en maak de verandering tot een succes. IMR Advies vertelt u graag meer over MOC en hoe u dit in de praktijk brengt.

Wat is een Management of Change-procedure?

‘Management of Change’ (MOC) gaat over het omgaan met veranderingen die invloed hebben op het bedrijf en haar mensen, in de breedste zin van het woord. Zo had de coronapandemie een enorme invloed op de bedrijfsvoering van veel organisaties. Maar bijvoorbeeld ook het aanschaffen van een nieuwe, grote productiemachine of het in gebruik nemen van een nieuw ERP-systeem heeft invloed op een bedrijf. Het inrichten van een MOC-procedure helpt organisaties om voorafgaand aan veranderingen, of zo snel mogelijk erna, proactief te kunnen handelen, na te denken over alle risico’s en te zorgen voor een zo soepel mogelijke transitie in de bedrijfsvoering.

Waardevolle tool

Bij IMR merken we dat er bij veranderingen binnen organisaties veelal gefocust wordt op financiële, economische en procesmatige aspecten. Wanneer aspecten zoals veiligheid, milieu en impact voor medewerkers niet vanaf het begin meegenomen worden, kan dit onvoorziene gevolgen hebben voor de organisatie. Daarom is een MOC-procedure een waardevolle tool voor een organisatie om de impact van veranderingen te onderzoeken en ernaar te handelen.

Checklist investeringen

Veel voorkomende veranderingen in organisaties zijn het aanschaffen van nieuwe middelen of investeringen. Bij het doen van een investering kan, als onderdeel van de MOC-procedure, gebruik worden gemaakt van een ‘checklist investeringen’. Hiermee worden alle aspecten die van invloed zijn op de verandering doorgenomen en voorkomt u verrassingen.

Bij het opstellen van een checklist moet in ieder geval gedacht worden aan:

• Type investeringen;
• Relevante aandachtsgebieden (milieu, veiligheid, gezondheid, kwaliteit, juridisch, MVO, etc.);
• Benodigd investeringsonderzoek (is de investering al eerder gedaan of moet er nog worden onderzocht welke minimale eisen er aan verbonden worden?);
• Benodigde betrokkenen;
• Eisen en wensen;
• Budget.

De professionals van IMR hebben diverse voorbeelden van een Management of Change checklist en maken deze graag op maat voor u.

Voorbeelden van risico’s

Als de MOC-procedure niet goed wordt toegepast, kan dit leiden tot ongewenste en nadelige gevolgen. Voorbeelden uit de praktijk:

• Er is een nieuwe machine geplaatst, maar het blijkt dat er vonken afkomen. De machine is naast de houtzaag gezet, waardoor er opeens explosie- en brandgevaar ontstaat.
• Een organisatie richt haar nieuwe productiehal in. Na een jaar wordt er een risicoanalyse uitgevoerd door een veiligheidskundige en daaruit blijkt dat de stellingen niet veilig zijn. Ze zijn niet in goede staat en worden te zwaar belast waardoor ze kunnen instorten. Doordat de stellingen tweedehands zijn, kunnen ze ook niet meer aangepast en gekeurd worden om ze te laten voldoen aan de huidige wettelijke eisen. De organisatie moest de gehele opslag leeghalen, de oude stellingen verwijderen, nieuwe stellingen aanschaffen en deze laten plaatsen. Dit kostte niet alleen veel geld, maar ook veel tijd.
• Een organisatie wil de bedrijfswagens zelf gaan wassen. Er wordt een wasplaats ingericht en in gebruik genomen. Na controle door de gemeente blijkt echter dat er een vloeistofdichte vloer ontbreekt bij de wasplaats. Hierdoor zijn schadelijke stoffen in het milieu terecht gekomen. De organisatie krijgt een fikse boete en moet alsnog de vloeistofdichte vloer laten plaatsen.

Voorbereiding

Voegt u als organisatie een extra dienst of product aan het bestaande assortiment toe, of gaat u verbouwen? Dan is het handig om uzelf af te vragen of de organisatie en de systemen hier voldoende op zijn ingericht? En heeft u de juiste kennis en competenties in huis? Is er tijdig nagedacht in hoeverre vergunningen nodig zijn? Is er tijdig nagedacht in hoeverre aanpassingen noodzakelijk zijn in uw bedrijfsvoering? Door middel van de MOC-procedure bent u goed voorbereidt.

IMR Advies denkt graag mee

Zijn uw risico’s bij veranderingen voldoende gecontroleerd of wilt u meer weten hoe Management of Change in uw organisatie kan worden geïmplementeerd? Onze IMR-professional Floris denkt, door middel van een gratis klankbord gesprek, graag met u mee. Neem contact met ons op.